6 pontos básicos para evitar as consequências da desorganização

6 pontos básicos para evitar as consequências da desorganização

O stress é um dos maiores problemas da sociedade contemporânea. A desorganização pessoal e profissional tem por norma consequências físicas, psicológicas, profissionais e sociais. Por muito que o tentemos desvalorizar, este pode ser considerado mesmo uma doença, ou um fator desencadeador de doenças, tais como a ansiedade e/ou a depressão.

É um problema que se desenvolve “tipo bola de neve”, a partir do qual ficamos stressados e por isso vulneráveis devido a vários factores.

Passamos a ver dificuldades nas questões mais simples do dia-a-dia, reagimos com irritabilidade e vivemos em desconforto.

Podemos viver situações de stress por factores advindos da própria sociedade moderna, como o trânsito, as filas nas mais diversas repartições, problemas financeiros, pessoais ou familiares, entre outros, mas podemos também deixar-nos arrastar para uma situação indesejável por simples desorganização pessoal e/ou profissional.

O atraso, e o adiamento de tarefas desenvolve a preocupação, que desencadeia fadiga, insónia, dor cabeça, irritabilidade, sensação de angústia, falta de concentração, entre outros problemas. Todos estes factores afectam além da saúde, a qualidade de vida, as relações sociais e a produtividade de um qualquer Empreendedor, Webmaster ou Freelancer.

6 pontos básicos para evitar as consequências da desorganização

Se pensarmos neste dados, percebemos a importância de uma boa organização pessoal e profissional. Nos dias de hoje, em que o tempo é um bem tão precioso, torna-se imprescindível aproveitá-lo ao máximo, não só em quantidade, mas principalmente em qualidade.

Para tal precisa fazer alguns exercícios organizacionais bastante simples, com excelente reciprocidade, que o levem a tornar-se uma pessoa mais segura, confiante, consciente e eficiente.

6 formas básicas de organização pessoal/profissional

1 – Planejamento diário

Quando planeamos o nosso dia temos que ter em conta, o tempo, a energia disponível e as prioridades, mas nunca podemos esquecer as tarefas essenciais e obrigatórias do dia-a-dia. Em algumas delas nem nos apercebemos do tempo real despendido e por isso nunca o contabilizamos, como por exemplo das filas de trânsito, as filas das repartições, bancos, entre muitas outras. É importante fazermos um planeamento estratégico de qualidade, para que no fim de contas nada falhe e tenhamos tempo para fazer aquilo que é realmente importante.

2 – Consciencialização das capacidades físicas e psicológicas

Precisamos ser realistas. Ter noção das horas que conseguimos trabalhar por dia com qualidade, o que significa em boa forma física e psicológica, é primordial. De nada adiantará trabalharmos 10 horas num dia, se em apenas 8 formos rentáveis, e as duas que produzimos em excesso irão necessitar de correção no dia seguinte. Só nos trará sensação de frustração, o que não teria acontecido se tivéssemos parado quando nos sentíssemos perto do limite. Uma boa consciência de si próprio pode ser crucial no agendamento de tarefas e planeamentos de qualidade.

3 – Bloco de notas/Evernote

Anote sempre tudo o que tem para fazer. Pode ser em papel, mas se possível numa agenda eletrônica com lista de tarefas e lembretes. A nossa memória é falível e por isso mesmo existem agendas. Para obter resultados, precisamos saber claramente onde e como lá queremos chegar. Cumprir prazos é primordial. Mas até a agenda precisa de organização, por isso faça revisões periódicas ao seu conteúdo.

4 – Emails

Regra básica, do meu ponto de vista, é selecionar por interesse e prioridade cada um dos e-mails que recebe. Se for realmente importante e se necessitar de resposta, faça-o no imediato. Deixar para mais tarde vai duplicar o tempo que despende com a leitura do mesmo. Evite manter a caixa de entrada ocupada com o que não interessa. Seleccione e apague.

Estipule o número de vezes que acede ao seu e-mail. Sugiro-lhe entre 2 a 3 vezes por dia, no máximo. Mantê-lo ligado vai fazer com que se disperse constantemente do que realmente é importante, com assuntos que por vezes não têm relevância profissional.

5 – Redes sociais

As redes sociais como o Facebook, Google Plus ou Twitter podem ajudá-lo no seu trabalho, e na troca de experiências, mas também podem ser bastante prejudiciais à produtividade. Há que saber usá-las com conta, peso e medida. Se se deixar distrair constantemente, acabará por ser negligente. É importante manter-se atualizado, ler, divagar, conviver, mas tente fazê-lo sempre num momento de relaxe, e se sentir necessidade de tal, estipule mesmo um tempo limite para a atividade.

6 – Contato com clientes

Procure fazer do e-mail o seu contacto direto com clientes, em detrimento do telefone. No caso de receber um pedido de cotação de trabalho, uma encomenda, etc., tente sempre que os requisitos sejam pedidos por e-mail. Dessa forma saberá sempre como esclarecer as suas dúvidas, se elas aparecerem na altura da execução do projeto e evitará mais uma vez ocupar a sua memória em substituição de uma simples agenda.

6 ferramentas de organização pessoal e profissional

  • Tweet Reminder: O Tweet Reminder é a ferramenta de Twitter perfeita para todos aqueles que utilizam o Twitter e têm ao mesmo tempo uma grande capacidade de se esquecerem das datas importantes. O Tweet Reminder é o seu diário no Twitter, e utiliza mensagens diretas para o relembrar das datas importantes que você deseja não perder. É muito fácil você esquecer uma reunião, uma data de aniversário, um evento importante, ou simplesmente uma tarefa simples que gostava de ter realizado. Com o Tweet Reminder já poderá manter a sua agenda organizada e os lembretes sempre presentes.
  • Remember the Milk: O Remember the Milk é um serviço que se tornou indispensável para utilizadores com a agenda de compromissos agitada. Trata-se de um serviço online que oferece vários meios de organizar seu tempo e ainda possui recursos para lembrar eventos de várias formas. Utilizando o serviço é possível agendar suas tarefas, inclusive as que devem ser executadas em grupo. Ideal para substituir a sua agenda e caneta!
  • Google Calendar: Com a agenda online gratuita do Google, é muito fácil acompanhar todos os eventos importantes da sua vida em um único lugar. Mostre a sua agenda para a sua família e os seus amigos e veja as agendas que outras pessoas compartilharam com você. Acesse a sua agenda a partir do seu telefone usando a agenda ou o navegador móvel integrado a ele. Receba lembretes de eventos por e-mail ou mensagens de texto no seu telefone celular.
  • Google Alertas: Os Alertas do Google são atualizações por e-mail sobre os resultados relevantes mais recentes do Google (web, notícias, etc.) com base nos termos ou tópicos que você definir. Você pode utilizá-lo para: acompanhar a evolução de um tópico atual, monitorar um concorrente ou setor, manter-se em dia com as últimas notícias sobre uma celebridade ou um evento, acompanhar seus times favoritos.
  • Feedly: um leitor de RSS gratuito e um dos mais usados no mundo. Dessa forma, você terá acesso imediato à informação que deseja consumir, reduzindo drasticamente a sua taxa de desperdício de tempo.

Terminando…

Considere a organização pessoal e profissional como uma das estratégias que o podem levar ao sucesso. Sucesso esse que depreende produtividade, motivação, espírito de sacrifício e acima de tudo persistência. Estes são apenas alguns exemplos de como pode optimizar o seu dia-a-dia enquanto Blogueiro, Webmaster ou Freelancer. Certos de que muito mais há a dizer acerca do assunto, contamos desenvolvê-lo ao longo dos próximos artigos. Fique atento e deixe os seus comentários!

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Bruno de Souza

Meu objetivo é te ajudar a viver mais com menos. Malabarista por diversão e violinista aprendiz.

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